Kassenführung: So machen Sie es richtig!

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Registrierkasse oder offene Ladenkasse: Fehler können Sie ein Vermögen kosten. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie teure Fehler vermeiden.

Im Rahmen von bundesweit durchgeführter Betriebsprüfungen stellte die Finanzverwaltung fest, dass viele Kassenbuchführungen den Anforderungen des Finanzamts nicht gerecht werden. Viele der verwendeten elektronischen Registrierkassen ließen es sogar im Nachhinein zu, dass komplette Datensätze gelöscht werden konnten.

Daraufhin wurden die Regelungen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung deutlich verschärft. Es wurde unter anderem zum 01.01.2018 auch die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Diese kann völlig unabhängig von einer Betriebsprüfung ohne Vorankündigung jederzeit vom Finanzamt durchgeführt werden. Von dieser Überprüfung sind nicht nur die computergestützten Kassen und die Registrierkassen betroffen, sondern auch die offenen Ladenkassen.

Welche Anforderungen werden an die Kassenbuchführung gestellt? Zunächst gilt es festzustellen, dass die Art der Kassenbuchführung in erster Linie von der Art des betriebenen Gewerbes abhängt. Es muss sich die Frage gestellt werden, ob der Kasse eine zentrale Bedeutung für die geschäftliche Betätigung zukommt. Insbesondere in Apotheken, der Gastronomie und dem übrigen Einzelhandel kommt der Kasse eine besondere Bedeutung zu. Denn hier werden nahezu alle Einnahmen im täglichen Verkauf durch die Dokumentation der Kassenbuchführung erfasst. Diese muss dann diversen gesetzlichen Ansprüchen hinsichtlich des ordnungsgemäßen Führens von Kassenbüchern genügen. Ansonsten kann es in der Folge zur Verwerfung der Kassenbuchführung kommen.

Diese wesentlichen Grundsätze müssen Sie bei der Kassenbuchführung beachten

Sie wissen: Keine Buchung ohne Beleg! Nicht nur die Einkäufe, die aus der Kasse getätigt werden, und die Verkäufe, die durch die Kasse getätigt werden, müssen in der Kassenbuchführung dokumentiert werden. Auch die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen ordentlich dokumentiert werden.

Beispiel: Ein Apotheker entnimmt kurz vor Schließung der Apotheke € 200 aus der Apothekenkasse, um diese für ein privates Abendessen zu verwenden. Diese € 200 müssen im Rahmen der Kassenbuchführung als Entnahme von Barmitteln den Kassenbestand mindern. Legt der Apotheker hingegen € 200 aus seinem privaten Bargeldbestand in die betriebliche Kasse ein, müssen diese den Kassenbestand erhöhen, da selbige aus dem Privatvermögen des Apothekers der Kasse zugeführt wurden. Für getätigte Entnahmen oder Einlagen sollten Quittungen oder Eigenbelege erstellt werden, aus denen die Höhe des entnommenen oder des eingelegten Bargelds zu entnehmen ist und der jeweilige Tag, an dem das Geld in die Kasse eingelegt bzw. aus ihr entnommen wurde, sollte ebenso dokumentiert werden.

Zudem müssen alle Eintragungen der Kassenbuchführung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Kassenaufzeichnungen sollten darüber hinaus so geführt werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Kasse abzugleichen. Eine regelmäßige Kassenprüfung hinsichtlich des tatsächlich in der Kasse vorhandenen Bargeldbestands durch nachzählen sollte in bestimmten Zeitintervallen erfolgen. Zudem darf (kann!) ein Kassenbestand nie negativ sein. Denn weniger als auf € 0 lauten kann ein Kassenbestand niemals. Wird aus der Kasse Geld entnommen, um dieses Geld auf das betriebliche Bankkonto einzuzahlen, oder wird vom Bankkonto Geld abgehoben, um es in die Kasse einzuzahlen, muss auch diese Geldverschiebung (Geldtransit) zwingend dokumentiert werden.

Muss eine bereits erfolgte Eintragung in einem Kassenbuch im Nachhinein geändert werden, darf die ursprünglich vorhandene Eintragung niemals nachträglich verändert oder gar unkenntlich gemacht werden. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass eine bereits erfolgte Eintragung fehlerhaft war, muss eine Streichung dieser Eintragung vorgenommen werden, aber die ursprüngliche Eintragung muss lesbar bleiben. Die eigentliche Berichtigung erfolgt als neue Eintragung. Alle im Laufe des Tages getätigten Einnahmen und Ausgaben müssen taggenau erfasst werden.

Bedeutung der Kassensicherungsverordnung

Gemäß dieser Vorschrift muss für jede digitale Grundaufzeichnung im Rahmen eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine neue Transaktion gestartet werden. Diese Transaktion muss die folgenden Inhalte zwingend abbilden:

  1. Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  2. Eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
  3. Art des Vorgangs
  4. Daten des jeweiligen Vorgangs
  5. Art der Zahlung
  6. Zeitpunkt von Vorgangsbeendigung und Vorgangsabbruch
  7. Einen Prüfwert
  8. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Für die Benutzung von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern müssen die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) beachtet werden. Digitale Unterlagen bezüglich der Buchhaltung müssen manipulationssicher erzeugt werden können. Insbesondere veraltete Registrierkassen, die dem Anspruch an die Veränderungssicherheit nicht mehr gerecht werden konnten, mussten bis zum Stichtag 31.12.2016 durch neue Registrierkassen ersetzt werden.

Betroffen sich grundsätzlich alle einer Buchführungspflicht unterliegenden Gewerbetreibenden, die eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder ähnliches einsetzen. Aber: Es besteht weiterhin keine Verpflichtung zur Anschaffung einer Registrierkasse. Jeder Unternehmer kann nach wie vor frei entscheiden, ob er eine sogenannte „offene Ladenkasse“ oder eine Registrierkasse verwenden möchte. Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, sind zwar grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit, doch auch für sie ist es notwendig, Einzelaufzeichnungen zur Kassenbuchführung zu führen und bei Einsatz einer offenen Ladenkasse besteht ebenso die Notwendigkeit des Führens eines Kassenberichts, der die sogenannte Kassensturzfähigkeit sicherstellt.

Führt der Unternehmer freiwillig ein Kassenbuch, muss auch dieses zwingend den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auch die Belege, die bei der Verbuchung einer Registrierkasse ausgegeben werden, zählen uneingeschränkt zu den Unterlagen der Kassenbuchführung.

Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Kassensysteme

Für sogenannte nicht aufrüstbare Kassensysteme mit Anschaffungsdatum zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Diese Kassensysteme müssen jedoch die Anforderungen an Kassensysteme (Verfahrensdokumentation ab dem 01.01.2017) erfüllen.

Besonderheiten beim Einsatz von Registrierkassen

Seit Januar 2017 müssen alle Unterlagen, die bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erstellt worden sind, für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können und zudem maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für alle mit der Kassenbuchführung in Zusammenhang stehenden Aufwendungen muss weiterhin beachtet werden, dass z. B. in der Gastronomie auch Speisenkarten von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen sind.

Stellt sich zum Beispiel bei einer Kassennachschau heraus, dass die Daten im Nachhinein verändert wurden oder das Kriterium der Unveränderbarkeit nicht erfüllen, wird das Finanzamt schlimmstenfalls eine Hinzuschätzung der Einnahmen vornehmen, die dann wiederum zu erheblichen Mehrsteuern führt. Auch ein Löschen einzelner Bons zugunsten eines Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Grundsätzlich sind sämtliche Bons aufbewahrungspflichtig. Eine alleinige Aufbewahrung der Tagesendsummen-Bons reicht also nicht aus. Darüber hinaus ist es zwingend erforderlich zu gewährleisten, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle abgeglichen werden können hinsichtlich ihrer zutreffenden Verbuchung. Gemäß einer Einzelaufzeichnungspflicht müssen die einzelnen Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend erfasst werden, und jeder einzelne Geschäftsvorfall muss sich in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Verdichtung der Daten der Registrierkasse sowie eine Aufbewahrung der Daten ausschließlich in gedruckter Form ist ebenso unzulässig.

Zudem müssen die Kassensysteme dazu in der Lage sein, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung zu erstellen. Ist die Registrierkasse aufgrund ihrer technischen Beschaffenheit nicht in der Lage, die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten dauerhaft abzubilden, müssen Daten (z. B. Journaldaten, Programmierdaten, Stammdatenänderungen) gegebenenfalls auf separierten externen Datenträgern gespeichert werden.

Kassennachschau

Die für den Unternehmer zuständigen Finanzämter können erstmals ab dem Veranlagungszeitraum 2018 eine sog. Kassennachschau durchführen. Diese kann sowohl zur Prüfung elektronischer Kassensysteme als auch zur Prüfung der offenen Ladenkasse erfolgen. Die Kassennachschau kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen.

Wurde eine Kassennachschau durchgeführt, ist eine wirksame Selbstanzeige nicht mehr möglich. Die Finanzverwaltung prüft die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen aller Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Problem des Einsatzes einer offenen Ladenkasse

Das Führen einer offenen Ladenkasse ist grundsätzlich zulässig, wenn für sie ein sogenannter Tagesbericht geführt wird. Der Tagesendbestand der Kasse wird durch das Zählen des Bestands ermittelt. Aus der Differenz von Tagesanfangsbestand zum Tagesendbestand, korrigiert um die am Tag getätigten Entnahmen und Einlagen, ergibt sich die Höhe der auf diesen Tag entfallenden Betriebseinnahmen. Grundsätzlich sollte jedoch, das Führen einer offenen Ladenkasse vermieden werden, denn sie beinhaltet das großes Risiko, dass es zu einer Verwerfung seitens der Finanzverwaltung aufgrund nicht vorhandenen Ordnungsmäßigkeit kommt. In der Folge drohen Gewinnhinzuschätzungen.

Welche formellen Mängel können bei der Prüfung einer Kassenbuchführung beanstandet werden?

Das können zum einen Belege sein, die in der Kassenbuchführung doppelt enthalten sind, sich im Saldo jedoch nur einmal wiederfinden oder zum anderen solche Beleg, die per Saldo doppelt erscheinen, jedoch als Beleg nur einmal vorhanden sind.

Auch führen sehr hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum meist zu unliebsamem Erörterungsbedarf bei der Betriebsprüfung. Ebenso wenig glaubhaft wirkt es auf den Betriebsprüfer, wenn über einen längeren Zeitraum in der Kassenbuchführung keine Stornierungen ersichtlich sind.

Bei Verstößen gegen die bestehenden Verpflichtungen der Kassenbuchführung können bei Feststellung von Steuerordnungswidrigkeiten Bußgelder bis zu einer Höhe von 25.000 EUR festgesetzt werden. Bei besonderer Schwere droht im Einzelfall sogar ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Die häufigsten Fehlerquellen

Meist treten Fehler auf, wenn Kassenbewegungen gar nicht oder falsch erfasst werden. Oder wenn beim Einsatz von Registrierkassen die Kontrollstreifen (Tagessummenbons) nebst fortlaufender Nummerierung des Zählers nicht aufbewahrt werden. Auch das Unterlassen der Belegerstellung von sog. Eigenbelegen, auf denen die getätigten Entnahmen und Einlagen zu finden sind, wird oft vergessen. Es sollte auch immer darauf geachtet werden, dass alle Vorgänge zeitnah erfasst werden. Denn wenn eine unangekündigte Kassennachschau erfolgt, kommt es zu Problemen, wenn der Prüfer feststellt, dass z. B. die letzten 3 Wochen keine einzige Buchung vorgenommen wurde. Und vergessen Sie nicht, die Kassenbelege 10 Jahre zu archivieren.

Kurzer Ausblick: Kassenbuchführung im Jahr 2020

Ab dem 01.01.2020 gelten weitere gesetzliche Vorgaben für den Einsatz von Kassensystemen. Es besteht dann für Sie eine Meldepflicht für die Nutzung elektronischer Kassensysteme. Sie müssen Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der dazugehörigen, zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung Ihrem Finanzamt mitteilen. Wenn Sie solch ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, haben Sie diese Meldung bis zum 31.01.2020 zu erstatten.

Weiterhin ist ab dem 01.01.2020 eine verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den am Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt werden, der diesem zur Verfügung gestellt wird. Allerdings gilt für ihn keine Verpflichtung, diesen Beleg auch tatsächlich mitzunehmen. Des Weiteren wird es eine verpflichtende zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme geben. Diese müssen dann über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus den folgenden 3 Bestandteilen besteht:

  1. Sicherheitsmodul
  2. Speichermedium
  3. digitale Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können. Auf dem Speichermedium werden darüber hinaus die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Aufgabe der digitalen Schnittstelle wird es sein, eine reibungslose Datenübertragung, zum Beispiel für Zwecke einer Betriebsprüfung, zu gewährleisten. Durch Rechtsverordnung soll abschließend festgelegt werden, für welche elektronischen Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nachgewiesen werden muss.

Autor: Red./BR mit Material von HAUFE


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