Das BMF hat als Folge der Einführung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für kurzfristige Beherbergungsleistungen (Wachstumsbeschleunigungsgesetz v. 22.12.2009, BStBl 2010 I S. 2) ab 1.1. 2010 die Voraussetzungen für die Arbeitgeberbewirtung bei dienstlichen Reisetätigkeiten deutlich gelockert.

Insbesondere muss die Buchung der Übernachtung mit Frühstück nicht mehr zwingend durch den Arbeitgeber erfolgen, sondern kann vom reisenden Mitarbeiter selbst vorgenommen werden (BMF, Schreiben v. 5.3.2010, BStBl 2010 I S. 259).

Der Ansatz des sog. Sachbezugswerts von 1,57 EUR für ein Frühstück ist danach auch möglich, wenn der Arbeitnehmer das Frühstück vor Reisebeginn über das elektronische Buchungssystem des Hotels bestellt hat.

Während die großzügigen Maßstäbe des BMF-Schreibens für das Vorliegen einer durch die Firma veranlassten Mahlzeit (=Arbeitgeberbewirtung) ausschließlich auf das Frühstück beschränkt sind, erweitert die Entwurfsfassung der Lohnsteuer-Richtlinien 2011 die neuen Regelungen auf sämtliche Mahlzeiten, die bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden.

Außerdem sollen die Anforderungen an die Arbeitgeberveranlassung nochmals eine weitergehende Vereinfachung erfahren. Das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen bei dienstlichen Reisen geht danach bei entsprechender Wahl des Arbeitgebers bereits mit dem amtlichen Sachbezugswert in die Lohnabrechnung ein, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Auf die bisher erforderliche Vorabbuchung wird nach der Entwurfsfassung verzichtet. Liegen die Voraussetzungen der Arbeitgeberveranlassung vor, kommt es aus Sicht der Lohnsteuer auf die Rechnungsstellung nicht an. Unerheblich ist, wie die einzelnen Kosten in der Hotelrechnung bescheinigt sind, insbesondere ob die Mahlzeiten separat in der Rechnung ausgewiesenen ist.

Die lohnsteuerliche Behandlung der Mahlzeit bestimmt sich nach den Regeln der Arbeitgeberbewirtung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, die den Ansatz eines geldwerten Vorteils zur Folge hat (BMF, Schreiben v. 13.7.2009, IV C 5 – S 2334/08/10013, BStBl 2009 I S. 771).

(Material: haufe.de, Autor: Diplom-Finanzwirt Rainer Hartmann, Sölden)